Vii. работа с электронными заявлениями

vii. Работа с электронными заявлениями 06.04.2021 09:00:00
Новые требования к формам алкогольных деклараций в 2021 году
Количество просмотров: 57
В 2020 году организации и индивидуальные предприниматели отчитывались в ФСРАР по старым формам алкогольных деклараций. В этом году для них введены новые требования. Об основных изменениях в формах отчётности, о том, что нужно для подписания деклараций и о требованиях к самой подписи читайте в нашей статье.
Читать далее
vii. Работа с электронными заявлениями 02.04.2021 09:00:00
Безопасность ключей в КриптоАРМ ГОСТ
Количество просмотров: 74
В мобильном приложении «КриптоАРМ ГОСТ» ключи электронной подписи могут размещаться и храниться по-разному: в самом приложении, на сервере удостоверяющего центра, на внешнем отчуждаемом носителе. В этой статье расскажем о всех трех вариантах, их преимуществах и уровне безопасности.
Читать далее
vii. Работа с электронными заявлениями 23.03.2021 10:30:00
КриптоАРМ ГОСТ поддерживает смарт-карту Рутокен ЭЦП 3.0 NFC
Количество просмотров: 211
Компания «Цифровые технологии» сообщает о выпуске новой версии мобильного приложения КриптоАРМ ГОСТ с поддержкой смарт-карты Рутокен ЭЦП 3.0 NFC. Теперь чтобы подписать документ электронной подписью, достаточно поднести к телефону смарт-карту и ввести пин-код. Процесс похож на привычную многим оплату покупок банковской картой в терминалах супермаркетов.
Читать далее
vii. Работа с электронными заявлениями 18.03.2021 09:00:00
Электронная подпись во внутренних процессах компании
Количество просмотров: 153
Перевод внутреннего документооборота в электронный вид позволяет влиять на самый важный показатель эффективности любой организации — время, а применение ЭП позволяет обеспечить юридическую силу, минимизируя юридические риски.
Читать далее
vii. Работа с электронными заявлениями 04.03.2021 09:00:00

Сервисы электронной подачи заявки: видеоинструкция

4 июня 2020 15:27

Сегодня мы видим значительный рост интереса у заявителей к нашим электронным сервисам. Увеличение числа заявок, поданных в режиме онлайн, связано как с удобством для пользователей, так и с введением предупредительных мер против распространения коронавирусной инфекции.

Для получения государственных услуг заявители могут воспользоваться функционирующими в круглосуточном режиме электронными сервисами Роспатента и Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ):

Преимущества онлайн-подачи очевидны – заявители могут подать заявку не выходя из дома в любое удобное время и, более того, со скидкой 30 % на оплату госпошлины.

В настоящее время наблюдается рост подачи на 16% от российских заявителей и рост на 10% заявок в электронном виде. Доля электронных заявок по разным государственным услугам варьируется от 10 до 80 %. Чаще всего электронная подача применяется по таким объектам интеллектуальной собственности, как товарные знаки (89%), промышленные образцы (63%), изобретения (62%).

Для удобства пользователей подготовлен видеогайд с описанием пяти простых шагов для подключения к электронным сервисам подачи заявки на изобретение, полезную модель, товарный знак и наименование места происхождения товара.

Как стать пользователем электронных сервисов

Напечатать vii. Работа с электронными заявлениями к списку новостей

Электронный документооборот: как оформить?

vii. Работа с электронными заявлениями

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

  • Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
  • ТаблицаПлюсы и минусы электронного документооборота
Плюсы электронного документооборота Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет.

Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.

2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию.

Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

  1. На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
  2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

  3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.
Читайте также:  Регистрация авто без водительских прав

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.

2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра.

Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

  1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
  2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
  3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
  4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
  5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
  6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
  7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
  8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
  9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
  10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

  1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
  2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью.

А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры.

В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.

2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2/169@».

К таким документам относятся:

  1. требования о представлении пояснений;
  2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
  3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
  4. налогового уведомления;
  5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
  8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

  • В-четвертых, нужно заархивировать документы.
  • Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно: — выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте); — защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
  • — записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Читайте также:  Техосмотр в 2021 году

Правила работы с электронными документами

Прежде всего нужно понять, какие законы имеют отношение к работе с электронными документами, что такое форма и формат документа и как отражается дата подписания в электронном варианте. 

Как регламентируется работа с электронными документами

  • Те, кто собирается перейти на электронный документооборот, должны знать, что:
  • Самым надежным способом подписания электронных документов считается квалифицированная электронная подпись (КЭП).
  • Если вы подписываете документ КЭП, то никакие дополнительные соглашения с контрагентом о признании этой подписи, как это происходит при подписании документа неквалифицированной электронной подписью (НЭП) и простой электронной подписью (ПЭП), не требуются.
  • Есть и исключения, когда требования о составлении документа на бумаге предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами.

Например, Трудовой кодекс прописывает порядок обмена трудовым договором, согласно которому даже с удаленными сотрудниками предполагается бумажный обмен. То есть даже после подписания электронного трудового договора работодатель обязан выслать сотруднику трудовой договор на бумаге.

С весны 2020 года проводится эксперимент по переходу на электронные кадровые документы — он продлится до 31 марта 2021 года. В Приказе Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240Н в перечне видов документов, в отношении которых осуществляется эксперимент, указан в том числе и трудовой договор. Так что в скором времени в Трудовой кодекс будут внесены ожидаемые изменения.

Проверьте, прописаны ли в нормативных актах, касающихся вашей сферы бизнеса, особые требования к работе с бумажными документами.

Это правило вступит в силу с 1 января 2022 года. Когда физлицо будет подписывать документ ЭП, то оно будет подтверждать наличие полномочий.

Когда появится электронная доверенность?

Пока электронной доверенности не существует. В Федеральном законе от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который вносит поправки в ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи», встречается понятие «документ о полномочиях в машиночитаемом виде». Однако подробностей о том, как будут выглядеть и работать машиночитаемые доверенности пока нет.  

В связи с этим операторы не могут проверить правомерность подписания документа по доверенности и показать эту информацию получателю. Однако ожидается, что к 2022 году формат электронной доверенности, с учетом требований бизнеса, всё же будет разработан.

Уже можно ознакомиться с проектом постановления Правительства РФ со списком требований, которым должна соответствовать машиночитаемая доверенность для электронного подтверждения полномочий.

Согласно проекту, электронная доверенность должна среди прочего содержать:

  • сведения о доверителе;
  • дату совершения доверенности;
  • срок действия доверенности;
  • идентификатор полномочия из классификатора полномочий;
  • идентифицирующие данные об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу её отмены доверителем.

Требования к электронным документам

Самые жесткие требования предъявляются к счетам-фактурам. В ст. 169 НК РФ прописано, что электронные счета-фактуры могут выставляться по взаимному согласию сторон. Причем в электронном виде они выставляются в утвержденном формате ФНС и передаются в порядке, установленном Минфином, а именно только через оператора (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н).

То есть отправка по электронной почте скана электронного счета-фактуры не будет соответствовать требованиям Налогового кодекса.

В отношении первичных документов действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Есть форматы электронных документов, утверждённые приказами ФНС: товарная накладная, акт, акт приема и/или расхождений.

Также следует обратить внимание на Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, который утвердил формат универсального передаточного документа (УПД). Этот документ подписывается уполномоченными лицами и содержит целый блок для заполнения.

Форматы УПД обновляются — за этим нужно следить.

Форма и формат документа

В Приказе ФНС, утвердившем формат электронных документов, не содержится требований по его визуализации. Нет четкого понимания, как он должен выглядеть на экране монитора либо на бумаге, если его нужно распечатать для отчета.

Если вы пользуетесь Диадоком, но у вас есть индивидуальные требования к работе с документами, то вы можете обратиться с запросом на кастомизацию форм, и вам добавят необходимую информацию. То есть при необходимости может быть организована возможность работать с документами так, как вы привыкли это делать с бумажными документами.

Форма счета-фактуры визуализируется согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, которое утверждает бумажную форму счета-фактуры.   

Сам бумажный документ — един. Это значит, что один документ подписывают обе стороны. С электронным документом всё иначе. Когда продавец формирует документ, он подписывает лишь свою часть документа, свой файл, заполняет всю необходимую информацию и указывает реквизиты.

Подписанный документ уже невозможно изменить. И даже если такая попытка будет произведена, то после этого сам файл документа не будет соответствовать файлу подписи. Станет очевидно, что этой подписью был подписан иной документ.

Для внесения информации в документ покупатель связывается с файлом продавца по идентификатору.

На печатной форме документа можно увидеть штамп подписи, в которой указана информация о подписантах, сертификатах и времени подписания. Если документ «разбивается» на два листа, то каждый из них имеет идентификатор, что делает невозможным внесение иного распечатанного листа для каких-то целей.

Отражение даты подписания в электронном документе

На печатной форме документа в штампе выводится дата подписания, когда пользователь нажал клавишу или совершил действие, которое было направлено на подписание документа. В этот момент оператор обращается в головной удостоверяющий центр, чтобы убедиться в действительности сертификата электронной подписи. После этого выводится информация о подписанте, дате и времени подписания документа.

Таким образом, обмениваясь документами через оператора, вы можете быть уверены в том, что документы подписываются действующими сертификатами. Ни один контрагент не сможет вам сказать, что он не подписывал какой-то документ, так как сам факт подписания фиксируется оператором.

Поскольку в момент подписания оператор не знает о полномочиях подписанта, то лучше запрашивать обоснования полномочий партнера. Запрашивайте доверенности и храните их у себя. Доверенность без проблем передается через Диадок.

В XML-файле счета-фактуры существуют даты самого счета-фактуры, которые указывает продавец при формировании документа. Оператор не имеет к ним никакого отношения. То есть выставляя счет-фактуру 25 сентября, вы можете указать, что этот документ от 30 августа.

То же самое в ХМL-файле первичного документа: есть дата самого документа, а есть дата совершения хозяйственной жизни. Например, когда товар был отгружен (со стороны продавца) и когда товар был принят (со стороны покупателя). Все эти даты заполняются участниками сделки.

Они могут не совпадать с датами подписания. Самое главное, о чем нужно помнить: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни и даты составления документа.

Дата подписания как таковая среди реквизитов не указана.

Есть ещё один момент: к дате подписания электронного документа не применяется методология, то есть нет указаний о том, как именно её проставлять.

Операторы как-то фиксируют эту дату, чтобы бизнесу было удобнее работать, например, при подписании договора, чтобы вы понимали, с какого момента возникают обязательства. Но для каких-то учетных целей прибегать к этой дате смысла нет. Правильнее ориентироваться на факты хозяйственной жизни.

 Например, если товар поступил на склад 28 августа, но документ вы подписали только 10 сентября, то обязательно укажите, что вы получили товар 28 августа.

Даты отправки/получения счета-фактуры фиксируются в отдельных технологических файлах — извещениях и подтверждениях, которые утверждены Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Павел Овчинников

12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Читайте также:  Наказание за угон автомобиля в россии в 2021 году

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт.

Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р.

Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников.

Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России.

Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа

Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Доставка

40 000 Р заказным письмом

1000 электронных документов

Электронная подпись

2000 Р

Лицензия средства криптозащиты

1200 Р

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов.

Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов.

И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд.

Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.

Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *